Fase project zichtbaar maken om in te stellen
Stap 1
Als een project is aangemaakt dan kun je aan de slag met het inrichten van het project. Als je op 'Fases Project' klikt, dan zie je het beeld zoals in het voorbeeld hierboven. Om de instellingen van een fase zichtbaar te krijgen klikken we eerst op 'Huidige fases'. We zien dat we het getal 1 kunnen selecteren. Dit is de eerste projectfase van het project. Selecteer deze ook bij onderdeel 'Fases Super Dashboard'.
Op het moment dat je dit hebt gedaan, verschijnen onder in beeld de voortgangsfases van fase 1. In dit gedeelte kun je alle vootgangsfases instellen, dat kan handmatig of automatisch. Wij gaan voor nu uit van handmatig.
projectfase instellen
Stap 2
We kunnen nu de eerste projectfase instellen.
Bij Naam kunnen we het nummer 1 veranderen in een ander nummer of een naam. In dit voorbeeld hebben we voor de eerste fase, de naam Vlinderhof gemaakt. Dit wordt dan gelijk overal doorgevoerd, ook op de dashboards.
Daaronder zien we de 4 voortgangsfases die we eerder genoemd hebben. Deze kunnen we nu per voortgangsfase instellen. Je ziet een blauwe kleur bij de actieve voortgangsfase op dit moment, In dit voorbeeld is dat de Inschrijffase.
Daaronder zien we de vraag of we de woningen willen tonen of niet en daaronder de keuze of we willen dat geïnteresseerden ook de woningen kunnen selecteren. Wij hebben ervoor gekozen om deze nog niet te tonen of te laten selecteren, we willen immers eerst alleen geïnteresseerden verzamelen.
Voor ons voorbeeld staat alles nu goed, dus klik ik helemaal onderaan op 'opslaan'.
Interessefase handmatig instellen
Stap 3
Als je de bouwnummers toegevoegd en gekoppeld hebt aan deze fase, dan kun je beginnen met het peilen van de interesse voor je bouwnummers. Je start dan voortgangsfase 'Interessefase' op. Om dit goed in te stellen, moeten we in dit onderdeel een aantal aanpassingen maken.
Bij Interessefase zie je dat het bolletje nog niet is aangeklikt. Dat klik je aan. De vraag of je wilt toestaan dat men woningen kan selecteren, zet je op 'ja'. Daaronder heb je nog de mogelijkheid om iedereen die in deze voortgangsfase zijn/haar voorkeuren doorgeeft, een Tag mee te geven. Die Tag maak je uiteraard eerst aan, alvorens je deze kunt selecteren. Dit is niet verplicht. Je kunt straks altijd in Aanmeldingen zien wie aan deze voortgangsfase heeft meegedaan.
Daaronder stel je de bevestigingsmail in die men krijgt na het selecteren van de woningen. Ook deze is uiteraard helemaal zelf samen te stellen.
Klik op 'Opslaan' onderaan en voilà: je interessefase staat live!
Nog een paar zaken...
1. Zorg dat je website up-to-date is
2. Maak de woningenlijst in het menu toegankelijk (maak een menu-item aan dat bijvoorbeeld Selecteer woningen heet. Koppel dit menu-item aan de pagina Woningen selecteren)
3. Eventuele vragenlijst live zetten (deze kun je ook automatisch live laten zetten indien je dit bij het onderdeel Vragenlijsten geregeld hebt. Voor meer informatie daarover kijk in onze handleiding.
Interessefase stoppen
Stap 4
Om een Interessefase te stoppen, gaan we weer naar het onderdeel Fases Project.
Selecteer bij de vraag Woningen selecteren toestaan het antwoord nee. De bouwnummers zijn dan nog wel zichtbaar op de website in de woningenlijst/situatiekaart, maar men kan ze niet meer selecteren. Als je wilt dat men de woningen ook niet meer kan zien op de website, haal dan in het menu het onderdeel dat naar de pagina Woningen selecteren verwijst ook weg.
Let op: als iemand de url onthouden heeft (dus de toevoeging /woningen) dan zijn ze nog wel te zien als men dit in de url plaatst. Wil je dat niet, dan moet je voor automatisch instellen kiezen in plaats van handmatig instellen. Meer daarover helemaal onderaan deze pagina. We gaan eerst verder met stap 5: een Pre-Sale (of Verkoop) live zetten.
Pre-Sale / Verkoopfase live zetten
Stap 5
Als de Interessefase is gestopt, dan kunnen we de Pre-salefase (of Verkoopfase) live zetten.
Onder de Interessefase zien we de instellingen van de Pre-Salefase staan. Deze zijn in principe hetzelfde als de Inschrijffase maar hebben een kleine toevoeging, namelijk de bevestigingsvraag voor deelname.
We zetten eerst de vraag woning selecteren toestaan op ja.
In de voortgangsfases van de Pre-Sale en Verkoop is het aangeven van deelname een onderscheid met de 'Interessefase'. We willen immers zeker weten dat de doorgegeven bouwnummers in deze voortgangsfase echt gekozen/veranderd zijn nadat de definitieve verkoopprijzen bepaald zijn. De geïnteresseerde kan de eerder opgegeven voorkeuren dus zo laten, maar moet dan wel bevestigen of hij/zij officieel meedoet met de Pre-sale/Verkoop. Deze vraag verschijnt dus als men niet de bevestiging heeft doorgegeven. Uiteraard is het antwoorden van deze vraag niet verplicht. We kunnen altijd bij de aanmeldingen zien wie de vraag heeft bevestigd, of onbeantwoord heeft gelaten.
Voortgangsfases automatisch instellen
Interessefase automatisch instellen
Wil je de Interessefase automatisch in laten gaan op een datum en tijd? Kies dan 'nee' bij de vraag of je de fases handmatig wilt laten instellen. Vervolgens kun je bij 'Interessefase' een startdatum en -tijd selecteren. In het voorbeeld hiernaast zie je dat wij een startdatum en einddatum hebben geselecteerd. Woning selecteren zetten we op ja. Indien wenselijk, kun je ook iedereen die zich in deze voortgangsfase inschrijft, een 'tag' meegeven.
Daaronder kun je nu ook de bevestigingsmail helemaal zelf instellen die de inschrijvers krijgen na het bevestigen van de voorkeuren.
De volgende zaken gebeuren op het tijdstip 12 februari 15.28 uur:
- het blokje 'Selecteren' zal op dat tijdstip verschijnen in de Woningenlijst,
- in het Project Dashboard zul je de roze balk zien verschijnen op de Interessefase,
- in het vakje Interessefase op het Dashboard zullen vanaf dat tijdstip het aantal mensen getoond worden, die hun voorkeuren hebben doorgegeven,
- vanaf dat moment krijgt iedereen de bevestigingsmail die je hebt ingesteld voor deze fase,
- heb je een tag ingesteld? Dan krijgt iedereen in deze fase die tag toegewezen.
Let op: als je een vragenlijst live wilt hebben op dit moment, dan zul je deze wel zelf moeten activeren, of automatisch laten activeren indien deze voortgangsfase live is.
Het volgende gebeurt op het tijdstip 26 februari 12 uur:
- de woningenlijst zal vanaf dat moment niet meer de woningen tonen (deze zijn dus ook niet meer selecteerbaar),
- in het Project Dashboard is de roze balk boven de Interessefase verdwenen. We bevinden ons in dit geval in een niet-actieve voortgangsfase,
- de geïnteresseerden kunnen ook niet meer de gekozen woningen zien. Dit zorgt ervoor dat zij geen aanpassingen meer in voorkeuren kunnen doen. Zij hebben uiteraard wel de mail ontvangen waarin hun voorkeuren opgegeven staan,
- indien je de vragenlijst hebt gekoppeld aan deze voortgangsfase, dan is de vragenlijst ook niet meer zichtbaar.
Pre-Salefase automatisch instellen
Wat we zojuist bij de Interessefase hebben ingesteld, kun je uiteraard ook al instellen bij de Pre-Salefase en Verkoopfase. Alles is dan geautomatiseerd en je hoeft er niet verder naar om te kijken.
In het voorbeeld hiernaast zie je dat we de Pre-Sale hebben ingesteld een week nadat de Interessefase is gestopt. In die 'stopweek' kan de makelaar zijn/haar advies geven over de definitieve verkoopprijzen die je wilt tonen in de Pre-Salefase.
We hebben hier geen tag ingesteld. Dat is uiteraard wel mogelijk. Selecteer hier een tag die je iedereen die in deze voortgangsfase inlogt een tag wilt geven.
- de woningenlijst wordt weer zichtbaar,
- het blokje 'Selecteren' zal op dat tijdstip verschijnen in de Woningenlijst,
- in het Project Dashboard zul je de roze balk zien verschijnen op de Pre-Salefase,
- in het vakje Pre-Salefase op het Dashboard zullen vanaf dat tijdstip het aantal mensen getoond worden, die hun voorkeuren hebben doorgegeven,
- vanaf dat moment krijgt iedereen de bevestigingsmail die je hebt ingesteld voor deze fase,
- heb je een tag ingesteld? Dan krijgt iedereen in deze fase die tag toegewezen.
Let op: als je een vragenlijst live wilt hebben op dit moment, dan zul je deze wel zelf moeten activeren, of automatisch laten activeren indien deze voortgangsfase live is.
Het volgende gebeurt op het tijdstip 24 maart 21.00 uur:
- de woningenlijst zal vanaf dat moment niet meer de woningen tonen (deze zijn dus ook niet meer selecteerbaar),
- in het Project Dashboard is de roze balk boven de Pre-Salefase verdwenen. We bevinden ons in dit geval in een niet-actieve voortgangsfase,
- de geïnteresseerden kunnen ook niet meer de gekozen woningen zien. Dit zorgt ervoor dat zij niet meer aanpassingen in voorkeuren kunnen doen. Zij hebben uiteraard wel de mail ontvangen waarin hun voorkeuren opgegeven staan,
- indien je de vragenlijst hebt gekoppeld aan deze voortgangsfase, dan is de vragenlijst ook niet meer zichtbaar.
verkoopfase automatisch instellen
Het bovenstaande kunnen we uiteraard ook zo voor de Verkoopfase instellen. Op het moment dat de start Verkoop is ingesteld, zullen de woningen weer automatisch op dat tijdstip getoond worden in de woningenlijst. Het selecteren is weer aangezet en de geïnteresseerden kunnen weer in hun account de voorkeuren aanpassen. De definitieve verkoopprijzen zijn immers bekend en inschrijvers willen mogelijk op basis van deze informatie hun voorkeuren nog wijzigen. Een eventuele 'Tag' wordt weer toegevoegd aan de geïnteresseerden die in deze fase inloggen in hun account. Wil je dat er na een bepaalde datum een reserve tag wordt meegegeven aan een inschrijver? Vul dan hier de datum en tijd in waneer deze geplaatst moet worden en selecteer de Tag.
Let op: indien er gebruik wordt gemaakt van een reserve tag, vervalt de ingestelde Tag bij verkoop!
In dit voorbeeld sloot de Pre-Salefase op 10 oktober. De ingestelde Verkoopfase hebben we een week later ingesteld op 17 oktober. De tussenliggende 'stopweek' is wederom hetzelfde als in de vorige 'Stopweek'. Woningen zijn in een stopweek niet zichtbaar en voorkeuren zijn niet meer aan te passen door de geïnteresseerden.
Zoals je ziet heeft de verkoopfase geen einddatum. De verkoop stopt immers niet totdat je alle woningen verkocht hebt.
Na de eerste toewijzing, die bijvoorbeeld op 13 oktober gepland staat, kun je de nog eventueel beschikbare woningen in de Verkoopfase zetten op 17 oktober. Vanaf die datum wil je wellicht diegenen die hun voorkeuren doorgeven een Tag 'Reservekandidaat' geven. Dan vul je die datum in bij 'Reservetag vanaf' en je kiest de tag die je hiervoor wilt gebruiken. In dit voorbeeld hebben we de datum voor het toevoegen van een reservekandidaat tag 24 oktober gebruikt.
Goed om te weten:
- heb je een einddatum in de voortgangsfase (Interessefase en Pre-Sale fase), dan zal na die einddatum geen woning getoond worden in de woningenlijst in de zogenaamde 'stopweek'. Wil je dit wel? Dan moet je de fase handmatig uitzetten en het 'selecteren' aan laten bij de pagina 'Woningen selecteren',
- bij de Verkoopfase werken we niet met een einddatum. De verkoop stopt immers niet totdat alles is verkocht. Wil je wel gebruik maken van het feit dat je bijvoorbeeld in de Verkoopfase twee weken lang iedereen wilt inlaten schrijven, dan kun je die mensen een Tag meegeven (bijvoorbeeld: Toewijzingsronde 1). Als de eerste inschrijftermijn van de verkoop dan sluit, dan stel je vanaf dat moment Reservetag in. Zo kun je de inschrijvers nog steeds in de Matchmaker op het juiste moment toewijzen.
- Vragenlijsten kun je automatisch live laten zetten, indien je dit hebt aangegeven bij de condities in de Vragenlijst zelf. Ga voor uitleg hierover naar dit onderdeel (vragenlijsten).