Inschrijffase
Als een project is aangemaakt dan wordt er automatisch fase 1 aangemaakt van het project. Ook al heb je nog geen bouwnummers toegevoegd. Dit hebben we gedaan omdat je wellicht eerst je locatie wilt toetsen. En dat kan onder de voortgangsfase 'Inschrijffase'. Dit is een voortgangsfase waarin men zich kan inschrijven voor het project om op de hoogte gehouden te willen worden.
Op de afbeelding hiernaast zie je dat fase 1 de huidige fase is en dat deze fase getoond wordt in het Super Dashboard. Zo zie je de inschrijvingen ook in je totalen in het Super Dashboard.
Het bolletje staat bij 'Inschrijffase'. Dat is dus de actieve voortgangsfase. Dit zie je ook weer terug in het dashboard van het project, waar een roze balk zal verschijnen boven het vakje met het totaal aantal inschrijvers. Die roze balk geeft de huidige actieve voortgangsfase weer.
Heb je toch al bouwnummers die je in deze fase wilt laten zien zonder dat men deze kan selecteren? Klik dan bij deze vraag op 'ja'.
Bouwnummers aan een fase koppelen
Als de 'Inschrijffase' aan staat kun je de bouwnummers toevoegen en klaar maken voor de 'Interessefase'. Dit doe je bij Bouwnummers (wel eerst de types aanmaken!). Je koppelt de bouwnummers aan fase 1. Wil je de naam van fase 1 veranderen? Dan kun je dat doen zoals te zien is in het beeld hiernaast. In de kolom 'Naam' stond een '1'. Die '1' hebben wij aangepast naar 'Vlinderhof'.
Vergeet niet op 'Opslaan' te klikken!
Interessefase handmatig instellen
Als je de bouwnummers hebt toegevoegd dan kun je beginnen met het peilen van de interesse voor je bouwnummers. Je start dan voortgangsfase 'Interessefase' op. Dat kun je handmatig doen of automatisch op datum en tijd.
In dit voorbeeld hiernaast zie je dat we hier voor 'handmatig' hebben gekozen. In dit geval klik je het bolletje van de interessefase aan sla je dit op. Je hebt nu de 'Interessefase' gestart. Wat je nu ook handmatig moet doen is het selecteren van de woningen aanzetten. Iedereen die vanaf nu zijn/haar favoriete bouwnummers selecteert wordt weergegeven als totaal getal in deze voortgangsfase in het Dashboard. Je ziet ook dat de roze balk versprongen is van 'Inschrijffase' naar 'Interessefase'.
Interessefase automatisch instellen
Wil je de Interessefase automatisch in laten gaan op een datum en tijd? Klik dan 'nee' bij de vraag of je de fases handmatig wilt laten instellen. Vervolgens kun je bij 'Interessefase' een datum en tijd selecteren bij start. In het voorbeeld hiernaast zie je dat wij een startdatum en einddatum hebben geselecteerd. We kunnen hieronder nog kiezen voor een 'Tag'. Als we de Tag hebben aangemaakt zal hier de lijst komen van alle Tags waar je uit kunt kiezen. Als je een Tag kiest, dan krijgt iedereen die in deze fase zijn/haar voorkeuren doorgeeft, jouw gekozen Tag.
Daaronder kun je nu ook de bevestigingsmail helemaal zelf instellen die de inschrijvers krijgen na het bevestigen van de voorkeuren.
De volgende zaken gebeuren op het tijdstip 30 augustus 12 uur:
- het blokje 'Selecteren' zal op dat tijdstip verschijnen in de Woningenlijst,
- in het dashboard zul je de roze balk zien verschijnen op de Interessefase,
- in het vakje Interessefase op het Dashboard zullen vanaf dat tijdstip het aantal mensen getoond worden die hun voorkeuren hebben doorgegeven,
- vanaf dat moment krijgt iedereen de bevestigingsmail die je hebt ingesteld voor deze fase,
- heb je een tag ingesteld? Dan krijgt iedereen in deze fase die Tag toegewezen.
Let op: als je een vragenlijst live wilt hebben op dit moment, dan zul je deze wel zelf moeten activeren.
Pre-Salefase automatisch instellen
Wat we zojuist bij de Interessefase hebben ingesteld, kun je uiteraard ook al instellen bij de Pre-Salefase en Verkoopfase. Alles is dan geautomatiseerd en je hoeft er niet verder naar om te kijken.
In dit voorbeeld hiernaast zie je dat we de Pre-Sale hebben ingesteld een week nadat de Interessefase is gestopt. In die 'stopweek' (van 12 september tot en met 19 september 12 uur) kan de makelaar zijn/haar advies geven over de definitieve verkoopprijzen die je wilt tonen in de Pre-Salefase.
We hebben hier geen tag ingesteld. Dat is uiteraard wel mogelijk. Selecteer hier een Tag die je iedereen die in deze voortgangsfase inlogt een tag wilt geven.
In die stopweek gebeurd het volgende:
- de woningen in de woningenlijst is niet meer toonbaar,
- de geïnteresseerde ziet in zijn/haar account niet meer de woningen die hij/zij heeft geselecteerd en kan deze dus nu ook niet meer aanpassen (straks uiteraard weer wel),
- in het Dashboard is geen enkele voortgangsfase actief, maar nieuwe inschrijvers kunnen zich uiteraard wel inschrijven.
verkoopfase automatisch instellen
Op het moment dat de start Verkoop is ingesteld, zullen de woningen weer automatisch op dat tijdstip getoond worden in de woningenlijst. Het selecteren is weer aangezet en de geïnteresseerden kunnen weer in hun account de voorkeuren aanpassen. De definitieve verkoopprijzen zijn immers bekend en inschrijvers willen mogelijk op basis van deze informatie hun voorkeuren nog wijzigen. Een eventuele 'Tag' wordt weer toegevoegd aan de geïnteresseerden die in deze fase inloggen in hun account. Wil je dat er na een bepaalde datum een reserve tag wordt meegegeven aan een inschrijver? Vul dan hier de datum en tijd in waneer deze geplaatst moet worden en selecteer de Tag.
Let op: indien er gebruik wordt gemaakt van een reserve tag, vervalt de ingestelde Tag bij verkoop!
In dit voorbeeld sloot de Pre-Salefase op 10 oktober. De ingestelde Verkoopfase hebben we een week later ingesteld op 17 oktober. De tussenliggende 'stopweek' is wederom hetzelfde als in de vorige 'Stopweek'. Woningen zijn in een stopweek niet zichtbaar en voorkeuren zijn niet meer aan te passen door de geïnteresseerden.
Zoals je ziet heeft de verkoopfase geen einddatum. De verkoop stopt immers niet totdat je alle woningen verkocht hebt.
Na de eerste toewijzing, die bijvoorbeeld op 13 oktober gepland staat, kun je de nog eventueel beschikbare woningen in de Verkoopfase zetten op 17 oktober. Vanaf die datum wil je wellicht diegenen die hun voorkeuren doorgeven een Tag 'Reservekandidaat' geven. Dan vul je die datum in bij 'Reservetag vanaf' en je kiest de tag die je hiervoor wilt gebruiken. In dit voorbeeld hebben we de datum voor het toevoegen van een reservekandidaat tag 24 oktober gebruikt.
Goed om te weten:
- heb je een einddatum in de voortgangsfase (Interessefase en Pre-Sale fase), dan zal na die einddatum geen woning getoond worden in de woningenlijst in de zogenaamde 'stopweek'. Wil je dit wel? Dan moet je de fase handmatig uitzetten en het 'selecteren' aan laten bij de pagina 'Woningen selecteren',
- bij de Verkoopfase werken we niet met een einddatum. De verkoop stopt immers niet totdat alles is verkocht. Wil je wel gebruik maken van het feit dat je bijvoorbeeld in de Verkoopfase twee weken lang iedereen wilt inlaten schrijven, dan kun je die mensen een Tag meegeven (bijvoorbeeld: Toewijzingsronde 1). Als de eerste inschrijftermijn van de verkoop dan sluit, dan stel je vanaf dat moment Reservetag in. Zo kun je de inschrijvers nog steeds in de Matchmaker op het juiste moment toewijzen.
- Vragenlijsten kun je automatisch live laten zetten, indien je dit hebt aangegeven bij de condities in de Vragenlijst zelf. Ga voor uitleg hierover naar dit onderdeel (vragenlijsten).