Woninginformatie

Overeenkomsten

Overeenkomsten

Als je op dit onderdeel klikt kom je in een scherm zoals weergegeven in de afbeelding hiernaast.
Hier zie je een groene button waarmee je templates kunt toevoegen van overeenkomsten die je eerst in Word opmaakt. Als er al overeenkomsten zijn geupload, dan verschijnen deze hier. Je kunt een onbeperkt aantal overeenkomsten templates uploaden.

Daaronder zie je een aantal velden die je kunt aanklikken. Als je een dergelijk veld aanklikt, dan wordt er gekeken of die gegevens in de klantkaart zijn ingevuld zodat je snel kunt zien of er een koopovereenkomst gemaakt kan worden (dit leggen we verderop nog duidelijker uit).

Template in Word opmaken

Stap 1

Zorg ervoor dat je in Word je koopovereenkomst/template helemaal klaar maakt inclusief toevoeging van de verwijsvelden die je uit het platform haalt.

De vaste waarden van het contract zoals de verkoper kun je in het document als vaste waard opnemen. Evenals overige keuzes die al bekend zijn.

Voor de variabele waarden die nodig zijn uit het platform gebruiken we zogenaamde verwijsvelden. In de overeenkomst zie je dat we op de plek waar de voornaam van de contractant moet komen te staan de verwijzing ${voornaam} gebruiken. Dit betekent dat het systeem straks de voornaam van de koper op deze plek zet. Dit doe je ook bij de overige plekken zoals de achternaam, adres enz.

Mogelijke verwijsvelden

Alle mogelijke verwijsvelden die je kunt gebruiken kun je vinden in het tabblad 'Aanvullende gegevens overeenkomst' in het bouwnummer. Je ziet hier tevens of de velden al gevuld zijn. Zijn de velden leeg? Dan dien je deze eerst te vullen met de benodigde gegevens. Dat kan handmatig per bouwnummer, maar ook met een import.

Vrije velden

In dit tabblad zie je ook dat je diverse vrije velden kunt toevoegen. Het kan wel eens voorkomen dat je een bepaalde tekst op een bepaalde plek in de overeenkomst wilt hebben. Je maakt dan een vrij veld aan door op de grijze button te klikken. Dat veld krijgt dan de naam ‘veld 1’. Daarachter kun je je tekst plaatsen. Vervolgens klik je op opslaan. Je kunt deze tekst dan op elke plek in je word document laten terugkomen door de verwijzing ${vrij_veld_1} te gebruiken. Op die plek zal dan de tekst komen te staan die je voor dit bouwnummer hebt ingevuld. Zo kun je tot 10 vrije velden aanmaken voor dit specifieke bouwnummer.

beschikbare velden koper

Als je in dit tabblad verder naar beneden scrolt, komt je bij het overzicht 'Overzicht beschikbare velden'. Hier staan de ingevulde gegevens van de koper die gekoppeld is aan dit bouwnummer. Alles wat bekend is staat gevuld. is een veld leeg? Dan kun je dat veld invullen bij de gegevens in de klantkaart.

Alle verwijsvelden in je overeenkomst toegevoegd? Sla het Word document dan op op je computer en kunnen we naar Stap 2!

Overeenkomst toevoegen

Stap 2

Als we op de groene button klikken kunnen we een overeenkomst toevoegen. We zien dan het beeld zoals hiernaast afgebeeld. We geven deze overeenkomst een naam en selecteren in het vak daaronder het Word document met de verwijsvelden die we zojuist hebben opgemaakt. Vervolgens klikken we op opslaan.

Verplichte onderdelen voor contract

Als we de overeenkomst hebben opgeslagen zie je daaronder een overzicht met alle verwijsvelden die je kunt selecteren. In dit gedeelte kun je de verwijsvelden aanvinken die je minimaal gevuld wilt hebben voordat er een overeenkomst opgemaakt kan worden per bouwnummer. Als die velden dan gevuld zijn dan zie je in vinkje in de kolom 'Gegevens compleet' achter de bouwnummers. Het seintje dat je een overeenkomst in concept kunt opmaken!

Conceptakte opmaken

Stap 3

Als we het template hebben toegevoegd in 'Overeenkomsten', kunnen we starten met het maken van een conceptakte. Dat kan op 2 manieren:
- meerdere bouwnummers tegelijk,
- per bouwnummer.

We gaan eerst uitleggen hoe we dit bij meerdere bouwnummers tegelijk kunnen doen.

Ga naar Bouwnummers/Alle en selecteer de bouwnummers waar je een conceptakte van wilt opmaken.
Tip: in de kolom: 'Gegevens compleet' zie je een vinkje indien de minimale benodigde gegevens zijn ingevuld zoals opgegeven in de vorige stap.

Op het moment dat je de bouwnummers hebt geselecteerd (max. 5 tot 8 per x), verschijnt onder de actiebalk in beeld. Hier staat ook een veld 'Overeenkomsten' bij. Als je daar op klikt, verschijnen alle templates die je hebt geupload bij 'Overeenkomsten'. Klik hier de overeenkomst die je wilt gebruiken voor deze bouwnummers. Bevestig de melding en de overeenkomsten worden samengesteld. Zodra dat klaar is, verschijnt er in de kolom 'Conc.ov' een vinkje dat er een concept overeenkomst is klaargezet.

Concept opmaken per bouwnummer

De andere mogelijkheid is om per bouwnummer een akte op te maken. Handig als je eerst wilt zien of alle gegevens wel compleet zijn. In dit geval ga je naar het desbetreffende bouwnummer en klik je op het tabblad 'Aanvullende gegevens Overeenkomst'. Hier kun je zien of alle velden die je wilt gebruiken zijn ingevuld. Zo niet, dan kun je deze nog eerst volledig maken.

Let op: dit kan niet meer achteraf! Als er eenmaal een concept is gemaakt, worden de ontbrekende velden niet later toegevoegd als deze wel ingevuld worden.

Is alles compleet? Ga dan naar het tabblad rechts ernaast dat heet 'Contracten'. Klik op 'Contract toevoegen' Je ziet de afbeelding zoals hiernaast weergegeven.

Bij 'Naam' geef je de koopakte de naam mee die je wilt, bijvoorbeeld: koopakte bouwnummer 10. Bij de vraag 'Genereer vanuit template' geef je als antwoord 'ja'. In dit geval kun je dus kiezen uit alle templates die je hebt geupload bij 'Overeenkomsten'. De status is automatisch als eerste 'Concept' en vervolgens kun je een collega die ook toegang heeft to dit project informeren. Diegene krijgt dan een mail met de melding dat er een conceptakte gereed staat om te checken

Conceptakte bekijken

Stap 4

Onder 'Contracten' staat het concept dat je zojuist hebt gemaakt. Klik op het potloodje achter het contract om het te bekijken. Je ziet dan de volgende gegevens:
- Naam: (naam van het contract),
- Status: (in dit geval concept) Hier kun je de status aanpassen als je het document hebt gecontroleerd. Als je op deze balk klikt verschijnen de overige statussen die je kunt selecteren,
- Informeer: hier kun je wederom andere collega's selecteren die je wilt informeren,
- Bestand: hier zie je het Word document met de ingevulde velden. Je kunt nu in dit bestand alles controleren. Zie je toch nog iets dat niet goed is? Dan kun je dit document downloaden als Word. Onder de downloadbuttons zie je de groene button waarmee je het document bij een onderteken-tool kunt aanbieden. Je moet dan wel eerst de koppeling hebben gemaakt bij 'Instellingen/digitaal ondertekenen'. Het document wordt dan via je onderteken-tool (Docusign of Signhost) verder afgehandeld. Let op: het document wordt direct via de onderteken-tool bij de koper aangeboden. Zorg dus dat je alles in de onderteken-tool goed hebt staan (zoals wie eerst ondertekend enz.),
- Bestand bijwerken: mocht er iets niet goed zijn zoals hiervoor beschreven, dan kun je het nieuwe Word document in dit vak weer uploaden. Het foute document wordt dan overschreven met je juiste geuploade Word document,
- Notities toevoegen: hier kun je een notitie toevoegen die de geïnformeerd ziet,
- Voortgang: hier zie je precies wie wat heeft gedaan en wanneer.


maak je gebruik van Signhost?

Let op:

Indien je gebruik maakt van Signhost en je op de groene knop klikt om het document te versturen naar de aanmelder (in dit geval dus de koper), dan wordt met die actie het document direct via Signhost per mail aangeboden. De koper kan het document ondertekenen. Als dat is gedaan wordt de status in het platform automatisch in 'getekend koper' veranderd.

Overzicht contracten

In het makelaarsoverzicht zie je tevens een overzicht per bouwnummer of er een koopovereenkomst is opgemaakt en wat de status is.

Als iedereen de overeenkomst heeft gezien en de status op definitief heeft gezet is het tijd om de overeenkomst te laten ondertekenen. Dat kan door de overeenkomst te downloaden als PDF en deze samen met de koper op kantoor te laten ondertekenen, of indien je een abonnement reeds hebt bij ondertekenen.nl, deze daar als pdf te uploaden.

We zijn met een ontwikkeling bezig om dit met een koppeling naar ondertekenen.nl te kunnen doorzetten.

TIP

Wist je dat je ook andere contractstukken die bij dit bouwnummer kunt uploaden en met je collega’s kunt delen en informeren?
In dat geval ga je naar het tabblad contracten bij het desbetreffende bouwnummer. Je klikt daar op ‘nee’ bij de vraag ‘Genereer vanuit template’. En vervolgens upload je het bestand. Zo heb je 1 plek waar je alle contractstukken van dat bouwnummer kunt bewaren, maar ook kunt delen en bespreken met collega’s.