Bepaal de volgorde van ondertekenen!
Onderteken order
Voordat we dieper duiken in de volgende stappen van het digitale ondertekeningsproces, is het belangrijk om te weten dat je bij 'Onderteken Order' kunt specificeren hoe en in welke volgorde de documenten ter ondertekening worden aangeboden.
Parallel: Kies deze optie als je wilt dat alle documenten tegelijkertijd naar alle ondertekenaars worden verzonden.
In dit geval is de koper {{Signer1}} en/of {{Signer2}} en de verkoper {{Signer3}} (en of 4 enz.). Zorg dus dat je template ook deze structuur van ondertekenen heeft.
In volgorde: verkoper eerst: De documenten gaan via Signhost eerst naar de verkopers. Als deze getekend hebben gaan ze naar de kopers
In volgorde: koper eerst: Als je kiest voor deze route, dan worden de documenten eerst aangeboden aan de koper (koper 1 en, indien van toepassing, koper 2) voordat ze worden doorgestuurd naar eventuele andere ondertekenaars. Kies je voor deze volgorde: dan kun je geen gebruik maken van de conditionele tekstvlakken die aangeven of er 1 of 2 kopers zijn. Je maakt in dit geval dus TWEE templates: 1 template voor 1 koper en 1 template voor 2 kopers.
Je kunt bij het uploaden van de template aangeven wie namens de verkoper moet ondertekenen. Handig als je een gescheiden koop-/aannemingsovereenkomst hebt. De koopovereenkomst moet wellicht door persoon 1 getekend worden en de aannemingsovereenkomst door persoon 2.
Onderteken volgorde: koper eerst!
Template: 1 koper en 2 verkopers
In de afbeelding hiernaast zie je het gebruik van de codes voor in de template. We gaan hier uit van 2 verkopers, 1 koper en de tekenvolgorde is dat de koper eerst tekent.
We geven de volgorde uiteraard aan bij de Externe koppelingen in het platform.
Omdat de koper als eerste tekent, krijgt de koper de code {{Signer1}}. Die code plaatsen we zoals je hiernaast ziet, op de plek waar de digitale handtekening moet komen. Op het voorbeeld zie je de code in het roze geplaatst. De eerste verkoper krijgt dan uiteraard de code {{Signer2}} en de tweede verkoper {{Signer3}}. Zorg ervoor dat je voldoende ruimte laat voor elke handtekening.
Belangrijk: gebruik witte tekst voor de codes! Om te voorkomen dat de codes zichtbaar zijn door de digitale handtekeningen heen, is het belangrijk dat je deze in witte tekst schrijft. Aangezien deze codes op wit papier staan, zullen ze onzichtbaar zijn en alleen de handtekeningen worden weergegeven.
Onderteken volgorde: kopers eerst
Template: 2 kopers en 2 verkopers
We gaan hier uit van 2 verkopers, 2 kopers en de tekenvolgorde is dat de koper eerst tekent. In de afbeelding hiernaast zie je het gebruik van de codes voor in de template.
Omdat de koper als eerste tekent, krijgt de koper de code {{Signer1}}. De twee koper krijgt de code {{Signer2}}. Die code plaatsen we zoals je hiernaast ziet, op de plek waar de digitale handtekening moet komen. Op het voorbeeld zie je de code in het roze geplaatst. De eerste verkoper krijgt dan uiteraard de code {{Signer3}} en de tweede verkoper {{Signer4}}. Zorg ervoor dat je voldoende ruimte laat voor elke handtekening.
Belangrijk: gebruik witte tekst voor de codes! Om te voorkomen dat de codes zichtbaar zijn door de digitale handtekeningen heen, is het belangrijk dat je deze in witte tekst schrijft. Aangezien deze codes op wit papier staan, zullen ze onzichtbaar zijn en alleen de handtekeningen worden weergegeven.
onderteken volgorde: verkoper eerst
Template: 2 kopers en 1 of 2 verkopers
Kies je voor de onderteken volgorde: Verkoper eerst, dan kun je zoals eerder gezegd WEL gebruik maken van 1 template waarin je met conditionele tekstvakken werkt. In de afbeelding hiernaast zie je hoe je de verwijsvelden en Singhostcodes gebruikt.
Omdat de verkoper als eerste tekent en we precies weten hoeveel verkopers er zijn, krijgen zij de codes {{Signer1}} en {{Signer2}}. We kunnen voor de kopers nu de conditionele tekstvakken gebruiken. Het systeem leest dan automatisch uit of een bouwnummer 1 of 2 kopers heeft en voegt afhankelijk van het antwoord de gegevens van de tweede koper wel of niet toe. Zoals je ziet hebben we voor koper 3 hier de code {{Signer3}} gebruikt en voor koper 2 de code {{Signer4}}. De gegevens van de tweede koper staan tussen de conditionele tekstvlakcodes. Dat doen we ook met de gegevens van de handtekening en naam. Op het voorbeeld hiernaast in het groen!
Vergeet niet dat je bij de koppeling van Signhost aangeeft wie als eerste ondertekent!
Zet de ondertekening in gang!
Stap 2
Zodra je de overeenkomst bij een bouwnummer hebt opgevoerd, en gecheckt, dan is het tijd om het ondertekeningsproces daadwerkelijk te starten. Onder het samengevoegde document (de overeenkomst) zie je een groene button met: 'Onderteken met Signhost' en klik erop. Op dat moment schakelt alles moeiteloos over naar het proces via Signhost.
De documenten worden dan via e-mail verzonden, precies in de volgorde die je hebt bepaald, aan alle betrokken partijen. Het is belangrijk om te weten dat, hoewel het ondertekende document zelf niet automatisch van Signhost terug naar Hartje Wonen wordt gestuurd – een functie die Signhost helaas niet ondersteunt – je nog steeds in staat bent om de voortgang en status van elk document te volgen binnen Hartje Wonen. Zo kun je real-time zien wie er al ondertekend heeft. We houden je op de hoogte met statussen zoals 'Ondertekend verkoper', 'Ondertekend koper' en 'Ondertekend beiden', die allemaal worden bijgewerkt zodra iedereen zijn handtekening heeft gezet.
Overzicht in Signhost
In Signhost zie je in je account precies waar de ondertekening op dat moment is. Wij hebben hier gekozen voor de volgorde: Verkoper eerst. In dit geval zijn dat de namen Zander van der Meer en Thijs de Vries. In dit overzicht zie je dat de eerste verkoper getekend heeft en dat de mail nu bij de tweede koper ligt. Op het moment dat de tweede koper heeft getekend krijgt het document in Hartje Wonen de status: 'Getekend koper'. Op dat moment gaat de mail vanuit Signhost naar de kopers. Als de kopers hebben getekend dan krijgt het document de status "Getekend beide'.
Meer documenten voor ondertekening?
Het is ook mogelijk om meerdere documenten tegelijk te laten ondertekenen. Denk hierbij aan een plattegrond van de woning of de technische omschrijving die ook ondertekend moeten worden. Deze documenten, die strikt in PDF-formaat moeten zijn, kun je eenvoudig toevoegen bij het onderdeel 'Bijlagen'. Zie het voorbeeld hiernaast.
Net als bij de overeenkomsten kun je ook in deze documenten de specifieke plek voor een digitale handtekening aangeven door de code {{Signer1}}, etc. te gebruiken, afhankelijk van het aantal en de volgorde van de ondertekenaars. Alle documenten die je hebt geüpload bij het contract, worden samen met de overeenkomst verzonden naar Signhost, klaar om door alle partijen bekeken en ondertekend te worden.