Bepaal de volgorde van ondertekenen!
Onderteken order
Voordat we dieper duiken in de volgende stappen van het digitale ondertekeningsproces, is het belangrijk om te weten dat je bij 'Onderteken Order' kunt specificeren hoe en in welke volgorde de documenten ter ondertekening worden aangeboden.
Parallel: Kies deze optie als je wilt dat alle documenten tegelijkertijd naar alle ondertekenaars worden verzonden.
In volgorde: verkoper eerst: De documenten gaan via Docusign eerst naar de verkopers. Als zij getekend hebben gaan ze naar de kopers.
In volgorde: koper eerst: Als je kiest voor deze route, dan worden de documenten eerst aangeboden aan de koper (koper 1 en, indien van toepassing, koper 2) voordat ze worden doorgestuurd naar eventuele andere ondertekenaars. In tegenstelling tot bij Signhost kun je hier gebruik maken van 1 template met conditionele tekstvakken voor de tweede koper.
Je kunt bij het uploaden van de template aangeven wie namens de verkoper moet ondertekenen. Handig als je een gescheiden koop-/aannemingsovereenkomst hebt. De koopovereenkomst moet wellicht door persoon 1 getekend worden en de aannemingsovereenkomst door persoon 2.
Template: ongeacht aantal kopers
In tegenstelling tot Signhost, werkt Docusign niet met codes zoals {{Signer1}} enz. De koper en de verkoper kunnen in Docusign zelf de handtekening op de juiste plek plaatsen. Dat betekent dat je maar 1 template hoeft te maken met conditionele tekstvakken voor de tweede koper. Op de afbeelding hiernaast zie je de codes voor een dergelijk template.
Zet de ondertekening in gang!
Stap 2
Zodra je de overeenkomst bij een bouwnummer hebt opgevoerd en gecheckt, dan is het tijd om het ondertekeningsproces daadwerkelijk te starten. Onder het samengevoegde document (de overeenkomst) zie je een groene button met: 'Onderteken met Docusign' en klik erop. Op dat moment schakelt alles moeiteloos over naar het proces via Docusign.
De documenten worden dan via e-mail verzonden, precies in de volgorde die je hebt bepaald, aan alle betrokken partijen. Het is belangrijk om te weten dat, hoewel het ondertekende document zelf niet automatisch van Docusign terug naar Hartje Wonen wordt gestuurd, je nog steeds in staat bent om de voortgang en status van elk document te volgen binnen Hartje Wonen. Zo kun je real-time zien wie er al ondertekend heeft. We houden je op de hoogte met statussen zoals 'Ondertekend verkoper', 'Ondertekend koper' en 'Ondertekend beiden', die allemaal worden bijgewerkt zodra iedereen zijn handtekening heeft gezet.
Overzicht in Docusign
In Docusign zie je in je account precies waar de ondertekening op dat moment is. Wij hebben hier gekozen voor de volgorde: Verkoper eerst. In dit geval zijn dat de namen Henriette Havinga en Fred Tuinman.
In dit overzicht zie je dat de eerste verkoper getekend heeft en dat de mail nu bij de tweede koper ligt. Op het moment dat de tweede koper heeft getekend krijgt het document in Hartje Wonen de status: 'Getekend koper'. Op dat moment gaat de mail vanuit Docusign naar de kopers. Als de kopers hebben getekend dan krijgt het document de status "Getekend beide'.
Meer documenten voor ondertekening?
Het is ook mogelijk om meerdere documenten tegelijk te laten ondertekenen. Denk hierbij aan een plattegrond van de woning of de technische omschrijving die ook ondertekend moeten worden. Deze documenten, die strikt in PDF-formaat moeten zijn, kun je eenvoudig toevoegen bij het onderdeel 'Bijlagen'. Zie het voorbeeld hiernaast.
Alle documenten die je hebt geüpload bij het contract, worden samen met de overeenkomst verzonden naar Docusign, klaar om door alle partijen bekeken en ondertekend te worden.