Template uploaden
Stap 2
Als we op de groene button klikken kunnen we een overeenkomst toevoegen. We zien dan het beeld zoals hiernaast afgebeeld. We geven deze overeenkomst een naam en selecteren in het vak daaronder het Word document dat we in Stap 1 hebben gemaakt.
Signhost
Indien we gebruik maken van Signhost, dan geven we ook hier aan wie van de opgegeven 'Verkopers' deze overeenkomst moet ondertekenen.
Verplichte onderdelen voor contract
Als we de overeenkomst hebben opgeslagen zie je een overzicht van alle templates die voor dit project ingezet kunnen worden. Daaronder zie je een overzicht met een aantal verwijsvelden die je kunt selecteren die je minimaal gevuld wilt hebben, voordat er een overeenkomst opgemaakt kan worden per bouwnummer. Indien de velden gevuld zijn (dus een 'waarde' hebben) dan zie je in het bouwnummeroverzicht in de kolom 'Gegevens compleet' een vinkje. Dat geeft dus aan dat de velden die je 'verplicht' vindt dus een waarde hebben.
Overeenkomst opmaken
Stap 3
Als je een overeenkomst wilt opmaken bekijk je eerst of alle mogelijke velden zijn ingevuld. Ga naar het bouwnummer en naar het tabblad 'Aanvullende gegevens overeenkomst'. Hier zie je alle gegevens van het bouwnummer. Je kunt hier checken of de waardes goed zijn ingevuld. Een handig overzicht hiervoor staat onderaan bij 'Overzicht beschikbare velden'. Hier zie je precies of alles is ingevuld om de overeenkomst te kunnen draaien.
We hebben tevens een handige tool voor de grondkosten en de termijnen. Die leggen we hieronder aan je uit.
automatisch rente berekenen
Grondrente
Zoals je op de afbeelding kunt zien kun je de grondrente laten berekenen. Vul hiervoor de rentes in, de datum vanaf wanneer er rente over de grond berekend wordt en het aantal dagen per jaar waar je mee wilt rekenen. In dit voorbeeld 360 dagen. Daarnaast kun je nog invullen of er dagen zijn waarover de koper geen rente hoeft te betalen. In ons voorbeeld 14 dagen.
Wat het systeem nu doet is rekening houdend met de datum van ondertekenen koopakte, uitrekenen hoeveel rente er over de grond betaald moet worden. In ons voorbeeld was de datum van ondertekenen 1-1-2024. Dus van 1-12-2023 tot 1-1-2024 moet er rente betaald over de grond en dat is € 831,11. Als de datum van ondertekenen bijvoorbeeld gezet wordt op 28-11-2023, dan wordt er uiteraard geen rente berekend.
Termijnen
Bij dit onderdeel kunnen we alle termijnen benoemen die gelden voor het bouwnummer. Vul hier de naam, omschrijving en bedrag of percentage in. Als je een percentage invult dan wordt het bedrag automatisch ingevuld zodra je op 'opslaan' hebt geklikt.
Ook dit is voor alle bouwnummers in 1x middels een import op te voeren. Wat wij altijd adviseren: vul 1 bouwnummer helemaal zelf handmatig in (dus ook de termijnen), maak een export van de bouwnummers en je hebt gelijk de kolommen goed staan. Zo kun je snel de kolommen kopiëren naar de andere bouwnummers. Export maken in CSV, importeren bij bouwnummers en voila! Al je bouwnummers zijn gevuld met de termijnen.
Daaronder zie je het totaal van de vervallen termijnen, de nog te vervallen termijnen enz. Ook dit wordt automatisch aangepast mocht er een termijn vervallen zijn.
Rekentool termijnen
Op het moment dat er een termijn is vervallen, dan geef je dat aan in de kolom 'Datum vervallen'. Je ziet dat dit een verwijsveld is. Stel dat termijn 1 vervallen is en je wilt ook de datum van vervallen opgenomen hebben in je overeenkomst, dan gebruik je het volgende verwijsveld: {${termijn_datum_vervallen_1}. Die 1 geeft aan dat dat termijn 1 is.
Of er rente betaald moet worden hangt ook hier weer af van datum ondertekenen koopakte. Het systeem houdt daar vanzelf rekening mee.
Dus maak het jezelf makkelijk: exporteer de bouwnummers naar een csv-bestand, pas voor de bouwnummers de datum van vervallen per termijn aan en importeer het CSV bestand weer. De overeenkomstmodule doet de rest. Zo is het dus mogelijk dat je als ontwikkelaar controle hebt over de vervallen termijnen en de makelaar slechts de datum van tekenen koopovereenkomst goed moet invullen.
Alles ingevuld? Maak dan de overeenkomst op!
Concept overeenkomst opmaken!
Een concept overeenkomst genereren kan op 2 manieren:
- meerdere bouwnummers tegelijk (indien je eerst een check doet van alle bouwnummers),
- per bouwnummer.
We gaan eerst uitleggen hoe we dit bij meerdere bouwnummers tegelijk kunnen doen.
Ga naar Bouwnummers en selecteer de bouwnummers (max. 5 tot 8) waar je een conceptakte van wilt opmaken.
Onderaan verschijnt een balk met acties. Hier staat ook een veld 'Overeenkomsten' bij. Als je daar op klikt, verschijnen alle templates die je hebt geupload bij 'Overeenkomsten'. Seelcteer het template die je wilt gebruiken voor deze bouwnummers. Bevestig de melding en de overeenkomsten worden samengesteld. Zodra dat klaar is, verschijnt er in de kolom 'Conc.ov' een vinkje dat er een concept overeenkomst is klaargezet.
Per bouwnummer concept opmaken
De andere mogelijkheid is om per bouwnummer een akte op te maken. Hiervoor ga je naar het bouwnummer. Selecteer het laatste tabblad genaamd 'Contracten'. Klik op 'Contract toevoegen' Je ziet de afbeelding zoals hiernaast weergegeven.
Bij 'Naam' geef je de ocereenkomst de naam mee die je wilt, bijvoorbeeld: koopakte bouwnummer 10. Bij de vraag 'Genereer vanuit template' geef je als antwoord 'ja'. In dit geval kun je dus kiezen uit alle templates die je hebt geupload bij 'Overeenkomsten'. Het is mogelijk om direct iemand te informeren van je team. Dit kan ook later. wellicht wil je eerst zelf checken of alles goed staat. Diegene die je uit je team selecteert krijgt een mail met de melding dat er een conceptakte gereed staat om te checken.
Klik op 'opslaan' en je overeenkomst wordt gemaakt.
Conceptakte bekijken
Stap 4
Ga naar 'Contracten' bij het bouwnummer. Klik op het potloodje achter het contract om het te bekijken. Je kunt nu door het samengevoegde contract scrollen. Check of alle verwijsvelden goed zijn ingevuld. Mocht er iets fout staan dan is het mogelijk om het document te downloaden in Word. Je kunt het aanpassen en het nieuwe opgeslagen word document uploaden bij 'Bestand bijwerken'. Is er echt veel fout, bijvoorbeeld veel velden die nog niet zijn gevuld, dan is het waarschijnlijk handiger om dit concept te verwijderen en eerst ervoor te zorgen dat alle velden goed gevuld zijn.
Een veld achteraf aanvullen zorgt er niet automatisch voor dat dit veld ook in het reeds gemaakte concept getoond wordt.
In het onderdeel 'Bijlagen' kun je eventueel andere bijlagen uploaden die straks met de ondertekening mee gestuurd moeten worden via Signhost (in dit voorbeeld). Heb je het concept zelf gecheckt? Dan kun je een collega informeren. Je vult bij 'Notities' eventueel de notitie in die je collega moet weten. Klik op opslaan en je collega wordt geïnformeerd.
Overzicht contracten
Alle gemaakt contracten op een rij
In het makelaarsoverzicht op het project dashboard zie je een overzicht per bouwnummer of er een koopovereenkomst is opgemaakt en wat de status is.
Als iedereen de overeenkomst heeft gezien en de status op definitief heeft gezet is het tijd om de overeenkomst te laten ondertekenen. Dat kan door de overeenkomst te downloaden als PDF en deze samen met de koper op kantoor te laten ondertekenen, of indien je gebruik wilt maken van Signhost of Docusign, via de koppeling die we hebben gemaakt. Meer hierover lees je bij het volgende onderdeel.
TIP
Wist je dat je ook andere contractstukken die bij dit bouwnummer kunt uploaden en met je collega’s kunt delen en informeren?
In dat geval ga je naar het tabblad contracten bij het desbetreffende bouwnummer. Je klikt daar op ‘nee’ bij de vraag ‘Genereer vanuit template’. En vervolgens upload je het bestand. Zo heb je 1 plek waar je alle contractstukken van dat bouwnummer kunt bewaren, maar ook kunt delen en bespreken met collega’s.